چهارشنبه 1 اسفند 1397
تداركات و انبارها
چاپ

 شرح وظایف تدارکات


هدف :

• هدف تامین کالای مورد نیاز واحدها و اطمینان از تطابق محصول خریداری شده با الزامات مشخص شده خرید می باشد، که شامل کلیه سفارشات مواد،قطعات یدکی ، ابزارهای مصرفی،کالاهای سرمایه ای و خرید خدمت می باشد .

مسئولیت و وظایف تدارکات

• مدیر انبارها و تدارکات، حسن انجام کار تهیه کالا را از مرحله تأمین تا تحویل به متقاضی را برعهده دارد.
• روسای واحدها با توجه به نیاز واحد مسئولیت تائید فرم درخواست کالا از انبار را برعهده دارند
• واحد تدارکات مسئولیت خرید و تحویل کالابه انباریا متقاضی رابرعهده دارد.
• باتوجه به درخواست های واحدها به انبارجهت اقلام مورد نیاز، چنانچه اقلام مورد نظر در انبار موجود نباشد طی فرم خرید موجودی انبار به مدیرتدارکات و انبارها ارسال و درصورت صلاحدید ایشان مجوز خرید به رئیس تدارکات صادرمیگردد.
• چنانچه درخواست کالا از انبار از واحد فنی ارجاع شده باشد و انبارفاقد موجودی باشدپس از مهمور شدن درخواست کالا به مهر درانبار موجود نمی باشد وتکمیل فرم درخواست خرید موجودی انبار، توسط انبار واحد فنی مؤظف می باشد فرم داده های خرید تائید شده توسط معاونت فنی راجهت اقدامات بعدی به واحد تدارکات تحویل نماید.
• رئیس تدارکات پس از دریافت نسخه دوم درخواست کالا از انبار که به تایید رئیس اداره انبارها و مدیر امور انبارها و تدارکات و انبارها رسیده است به دو صورت اقدام می کند. چنانچه جنس درخواست شده جنبه فنی داشته باشد با توجه به فرم داده های خرید، مشخصات فنی اقلام را استخراج و براساس فهرست تأمین کنندگان معتبر تأمین کننده موردنظر را انتخاب و درفرم سفارش خرید وارد نموده و جهت تهیه کالا مراتب به کارپرداز ارجاع می نماید و چنانچه جنس جنبه فنی نداشته باشد به کارپرداز جهت خرید از سایرتأمین کنندگان ارجاع میگردد.
• کارپرداز پس از کسب سربرگ استعلام بهاء فرم قیمتهای پیشنهادی ازطرف تأمین کنندگان را بررسی و براساس کمترین قیمت به ترتیب درفرمهای وضعیت استعلام ثبت و کمترین قیمت پیشنهادی بعنوان برنده استعلام مناقصه انتخاب و معرفی می شود و سپس کارپرداز فرم درخواست خرید راتکمیل نموده و جهت اخذ امضاء های مجاز اقدام و بعد جهت تامین اعتبار به امورمالی ارسال وپس ازآن با رعایت آئین نامه معاملات نسبت به خریدکالا اقدام می نماید. درصورتیکه نیاز به ساخت یا تعمیرقطعه ای باشد باید به تائید بازرس فنی و به تصویب مدیرعامل شرکت یا نماینده تام الاختیارایشان برسد
• پس ازخریدکالا توسط کارپرداز و ورود کالا به شرکت واحد تدارکات با توجه به فرم سفارش خرید به بازرسی ظاهری کالا اقدام می نماید و از نظرتطابق ، تعداد محموله، مارک و علامت روی بسته ها کنترل اولیه را انجام داده و درصورتی که تمام خواسته ها برآورده شده باشد،اقلامی که نیاز به بازرسی فنی دارد دراختیارانبارقرارمی دهد تا توسط بازرس فنی مورد بازرسی قرارگیرد و اقلامی که نیاز به بازرسی ندارند مستقیما به مسئول انبار تحویل داده میشود و انباردار طبق فرم درخواست خرید توسط واحد تدارکات ، جنس را در محل تعین شده قرارمی دهد و درصورتی که کالابه دلیل ماهیت فیزیکی ویا شرایط انبار (گچ،ماسه،آج و....) امکان گردش کالا در انبار وجود نداشته باشد واحد تدارکات فرم رسید مستقیم کالاراتهیه و پس ازکسب امضاء های مجاز با هماهنگی واحد انبار کالا را تحویل متقاضی می دهد .

شرح وظایف اداره تدارکات در ارتباط با خرید کالا / خدمات

- وصول فرم در خواست خرید موجودی انبار ( 50FR 020 ) از واحد انبار
- تایید فرم داده های خرید توسط معاونت فنی
- چنانچه جنس جنبه فنی داشته باشد با توجه به فرم داده های خرید مشخصات فنی بر اساس فهرست
تا مین کنندگان معتبر ( 30FR012 ) انتخاب می گردد
- ارجاع به کار پرداز از طریق فرم سفارش خرید ( 50FR014 ) جهت تهیه کالا
- پس از اعلام قیمت توسط کار پرداز فرم در خواست خرید ( 50FR005 ) تهیه و به امضا رئیس
تدارکات رسیده و جهت تصویب مدیر عامل ارسال می گردد
- پس از تصویب مدیر عامل فرم در خواست خرید جهت تامین اعتبار به امور مالی شرکت ارسال و
ضمن تامین اعتبار و مهر و امضا بودجه مجددا به تدارکات ارجاع می گردد
- در صورتیکه قیمت پیشنهادی از مبلغ تامین شده بیشتر باشد فرم تقاضای افزایش مبلغ
تامین اعتبار طی فرم ( 50FR019 ) به امور مالی اعلام و ارسال می گردد
- برای خرید اقلامی که مطابق آ ئین نامه معاملات شرکت نیاز به استعلام بها ( 50FR011 )
داشته باشد سه برگ استعلام بها به همراه خلاصه استعلام تهیه می گردد
- تایید بازرس فنی با توجه به فرم سفارش خرید ( 50FR014 )
- پس از وصول وتایید کالا در اداره تدارکات نسبت به صدور اسناد مر بوطه اقدام می نماید
وضمن اخذ امضاء های مجاز اسناد را جهت اقدامات مالی به امور مالی شرکت ارسال می نماید

وظایف ومسئولیت های انبار :

• کنترل ورود و خروج کالاها ، کالاهای موجو د درانبار (خریدقبلی ) یا خرید جدید بوسیله تدارکات به عهده انبارمیباشد
• نگهداری کالاهای موجود درانبار وکالاهای خریدجدید، ازنظرقراردادن درمکان های مناسب، طبقه بندی از نظرنوع جنس از وظایف مسئول انباراست
• کدگذاری کالاهای موجود درانبار و کالاهای خرید جدید و همچنین کد استقرارکالاهای که از نظرشناسائی و محل استقرار میبایست به آسانی در دسترس باشند به عهده مسئول انبارمیباشد
•-صدورکالا از انبار، درخواست کالا از انبار دردو نسخه توسط ادارات متقاضی کالا تهیه و بوسیله رابط قسمت مربوطه جهت کدگذاری به کاردکس انبارتحویل می شود، چنانچه کالای موجودی داشته باشد مسئول انبارپس ازتکمیل فرم درخواست صدورکالا آن را به منظور اخذ امضاء های مجاز و تامین اعتباردراختیاررابط مربوطه قرارمی دهد
• درخواست خرید، چنانچه کالاهای درخواست شده ازانبار دارای موجودی انبار نباشد نسخه اول و دوم فرم درخواست توسط انباردار به مهردرانبارموجود نیست مهورشده، نسخه اول راجهت تکمیل فرم درخواست خرید نگهداری نموده و نسخه دوم را به متقاضی جهت ثبت درسوابق تحویل میدهد مسئول انبارپس ازتکمیل فرم درخواست خرید موجودی انبارآن را جهت دستورخرید به رئیس اداره انبارها ارسال می نماید
• نقطه سفارش ، چنا نچه انبارفاقد موجودی ازیک یا چند قلم جنس یاقطعات باشد و یا مقدار موجودی به نقطعه شفارش تعریف شده رسیده باشدمسئول انبار موظف به تکمیل فرم درخواست خریدموجودی انباروارسال به مدیرتدارکات وانبارها جهت اقدامات بعدی میباشد
•مجوز خروج ، فرم مجوز خروج کالا از انبار براساس فرم درخواست و صدور کالا تحویل رابط میگردد تا کالا را از درب اصلی انبارخارج نمایند، چنانچه کالا، یا تجهیزات، ابزار آلات و اموال جهت تعمیریا موارد دیگرلازم باشد که ازشرکت خارج گردد فرم مجوزخروج کالا ازشرکت توسط مدیرتدارکات و انبارها صادرمی شود
• برگشت کالا به انبار، تمامی واحدهای شرکت اقلام مازاد خود را به انبارتحویل داده ، مسئول انبار بعد از کنترل ظاهری و شمارش تعداد دریافتی ، فرم برگشت کالا به انبارراتکمیل و پس از امضاء فرم توسط خودش و رئیس اداره انبارها کالایاد شده تحویل انبارشده و به موجودی انباراضافه می شود
• انبارگردانی ، درپایان هرسال مالی انبار موظف است انبارگردانی را با نظارت امورمالی که یک نفر ازافراد خود را به عنوان نماینده امورمالی که انبارگردانی زیرنظرایشان صورت می گیرد ونماینده حراست وبا همکاری تعدادی ازپرسنل شرکت کارانبارگردانی صورت گرفته ونتیجه این انبارگردانی تا قبل ازپایان فروردین سال بعد ازطریق امورمالی به انبار اعلام خواهدشد

عملکرد اداره تدارکات در سال 1390
( خریدهای عمومی )
 

ماههای سال 1390

تعداد درخواست های اقلام عمومی

خرید های انجام شده عمومی

شاخص کل عمومی

فروردین

24

16

67%

اردیبهشت

31

25

80 %

خرداد

38

31

81 %

تیر

36

30

83 %

مرداد

47

40

85 %

شهریور

37

31

84 %

مهر

45

39

86 %

آبان

44

36

81 %

آذر

99

85

85 %

دی

53

46

86 %

بهمن

45

39

86 %

اسفند

59

49

83 %

جمع

558

467

84 %



(خریدهای نیروگاهی)
 
 

ماههای سال 1390

تعداد درخواست های اقلام عمومی

خرید های انجام شده عمومی

شاخص کل عمومی

فروردین

29

20

69 %

اردیبهشت

27

22

81 %

خرداد

23

20

87 %

تیر

28

23

82 %

مرداد

37

33

89 %

شهریور

34

30

88 %

مهر

36

32

88 %

آبان

18

15

83 %

آذر

27

24

88 %

دی

26

22

84 %

بهمن

33

27

81 %

اسفند

26

21

80 %

جمع

344

289

84 %

 
 

عملکرد اداره انبارها در سال 1390

( خریدهای عمومی و نیروگاهی )


سال

تعداد کل اقلام درخواست شده عمومی و نیروگاهی

کل اقلام

تحویل شده

نسبت اقلام درخواست شده به اقلام تحویل شده

1390

2913

2390

82 %

 
 
( خریدهای عمومی و نیروگاهی جهت شارژ انبار )
 
 

سال

کل اقلام درخواست شده عمومی و نیروگاهی جهت شارژ انبار

کل اقلام رسیده شده عمومی و نیروگاهی انبار

نسبت اقلام درخواست شده

 به اقلام تحویل شده

1390

967

734

76 %